メールの処理に時間がかかって効率が悪い時に改善するべき6つのコツ

メールの処理に時間がかかって効率が悪い時に改善するべき6つのコツ

メール周りの無駄を無くして時間を生み出す6つのテクニック

メールの使い方を見直すだけで時間効率が変わる

カルロ・クマちゃおしこ!
カルロ・クマです。

SNSの流行で、一時に比べれば、やりとりはかなり減ったものの、それでも全く使わずに生活できるかといえば、そういうわけにもいかない「メール」という存在。

プライベートでは、LINEに取って代わられている部分も大きくなりましたが、まだまだビジネスの上では、メールは連絡手段の中心であり続けています。

メールは、非常に便利なツールではありますが、上手に使わなければ、かえってあなたの生産性を低下させてしまったり、時間が取られることでストレスの元になってしまいます。

そんなメールを効率よく利用し、生産性をアップさせる方法について、今回は紹介したいと思います。

「メール周りの効率」をアップさせ、無駄な時間を圧縮することで、仕事でもプライベートでも、時間を生み出すことができるようになります

ぜひ、あなたも今日から実践して、快適なメール環境を手に入れてください。

メール周りの無駄を無くして時間を生み出す6つのテクニック

それではさっそく、メール周りの無駄を無くす、具体的なテクニックについてお伝えしていきましょう。どれも、私が実際にやっていることばかりです。

メールアドレスを統一する

プライベートなメールアドレスによくありがちなのが、いくつものメールアドレスを無策で使い続けるという行為。

意味があって意図的に使い分けている方は別として、普通に使うのであれば、メールアドレスはひとつで十分なはずです。

フリーのメールアドレス(GmailとかYahoo!メール)や、プロバイダーから貸与されたメールアドレスなど、複数のメールアドレスを同時進行で使うのはやめましょう。

あっちのサイトでは、このメールアドレスで、こっちのサイトでは……あれ、どのメールアドレスだったっけ?なんてことも頻繁に起きますし、何より無駄なのが、過去に遡って何かを調べたい時に、複数のメールアドレスを探さなければいけないことです。

メールアドレスがひとつなら、過去のメールも全てそこにあるわけですし、日々のメールチェックもそれだけで済みます。

どんなことでもそうですが、分散させないで、一元管理することは、効率アップの大原則です。

今日から、不要なメールアドレスは削除するなどして、今後使っていくメールアドレスを1本にしましょう(過去にやり取りしたメールなどもエクスポート&インポートすることで統合しておきましょう)。

仕事用や、ブログ用などで、どうしてもプライベートのメールアドレスと分ける必要がある場合でも、「受信」と「管理」はひとつのメールアドレス(メーラー)で確認出来るように、転送などを使って一か所で管理しましょう。

送信の時だけアドレスを使い分ける習慣にするだけで、相当な時間を節約できます。

私の場合は、仕事の都合で複数のメールアドレスを使っていますが、プライベート同様の共通したGmailで一元管理しています(送信は各メールアドレスを使いますが、Gmail上から送ります)

使用するメールアドレスは、とにかく一つにまとめることで、日々のメールチェックの無駄が減り、時間効率がアップしますので、すぐに始めることをお勧めします。

いらないメルマガは即解除

メールチェックで、一番最初にやることが「要らないメールを削除すること」だという人は、結構多いですよね。

スパムメールはフィルタリングで排除されているものとして、様々なサービスやショップからの案内や、もう読まなくなったメルマガなど、定期的に届いているものの、毎回読まずに削除しているようなメルマガはありませんか?

1回に削除する手間は微々たるものかもしれませんが、積もり積もれば、要らないメールを削除する時間も相当な無駄です。

メールが届くたびに、「いる」「いらない」の判定を、目視でして、削除する行為は、時間も浪費しますし、あなたの脳を無意味に疲れさせる勿体ない行為で、その後の生産性にも影響します。

メルマガは必要なものだけにして、徹底的に解除しましょう。毎日読まないものは、基本的に解除でいいです。

要らないメルマガを届かないようにするだけで、日々のメールチェックの効率が改善され、時間が驚くほどに短縮できます。

解除するのはメルマガだけではなく、通知メールなど、届いたら必ず削除している無駄なメールすべてを、届かないように設定してください。

この方法は、時間を無駄にしない効果と、余計な疲労を生まないコツであるとともに、大事なメールを見落としたり、削除してしまったりしないためのリスク管理にもなる一石二鳥の方法です。

未読を溜めない

上記の項目にも関連しますが、メールは原則として溜めないことが大事です。

誰かとやりとりしている相手のいるメールは当然、未読にはなりえませんから、溜まる未読メールは、メルマガであるはずです。

よく、メールの管理画面に未読のメールが何百通、何千通になったものを放置している人がいますが、「それって本当に読むんですか?」と訊ねたいです。

「いつか読むからとってあるんだ!」

そんな反論が聞こえてきそうですが、却下です(笑)

未読のメルマガが溜まっているという方は、即刻全削除してください(もちろん上記の登録自体の解除も忘れずに)。もう、読まなくて大丈夫です。

溜まった未読のメルマガを削除していい理由は、次の3つです。

メールの情報の性質は、ストックではなくフロー

ひとつ目は、「メールの情報の性質は、ストックではなくフローだから」ということ。

メールはあくまでも、流れゆくフローな情報です。体系だてられていたり、資産価値のある情報ではありません。

あくまでも、発信された時に、一番情報として価値があるわけです。後は、どんどん鮮度が落ちていく情報を、溜め込んで後から読み返す必要などどこにもありません。

ストック情報はググればいくらでも出てきます。そういう意味では、メルマガとして読む必要のないものをメルマガで読むこと自体も時間の無駄と言えます。

例えば、何らかのハウツーで言えば、断片的かつ散発的なメルマガを読むより、本を読むなり、自分でググッた方が、同じ時間で得られる情報の密度と効果は高いはずです。

メルマガはフロー型の情報元だということを認識しましょう。ツイッターを遡って大量に読んだりしないことと同じです。そもそも古い情報には何の価値もありません。

未読の山を読んでいる間にも、メルマガはどんどん届く

そして、ふたつ目は「未読の山を読んでいる間にも、メルマガはどんどん届く」ということ。

今日、メルマガが処理しきれていないということは、これから先も同じようにしている限り、いつまで経っても未読の山は減らないということを意味します。

そもそも、日常的にすぐに読めない量だからこそ、溜め込んでしまったわけですから、これから読めるようになることなど絶対にあり得ません。

未読の山を一度リセットしない限り、この問題からは逃れることはできません。

そもそも必要性がないから未読が溜まる

そして、三つ目は「そもそも必要性がないから未読が溜まった」ということ。

緊急性があれば、だれでもスグに目を通します。それが、今日まで未読の山を築いているということは、あなたにとって優先順位が低いということです。

明日から、急に優先順位が上がるはずもありません。

これまでに未読メールの山は、あなたにとって「今」必要な情報ではなかったということです。

そして、まとめ読みをするにしても「苦痛」を感じるはずです。なぜならば、沢山の未読のメールを読む際のマインドは「未読の消化」を目的にして読むことになるからです。

そもそも、メルマガを読むのは、オンタイムで必要な情報を手に入れる為だったはずです。「メルマガを読む」のは、手段であって目的ではありません。

以上の理由から、未読のメルマガは全部削除することをお勧めします。

溜まった未読のメルマガをまとめ読みすること自体が時間の無駄です。

メルマガを解除して、未読も全削除しても、また読みたいのであれば再登録して購読すればいいのです。

また、この未読の山を削除する効用は、いつまでも未読の山が残っているという状態に対する精神的なダメージや疲れを軽減するといったメリットもあります。

「未読のメールが沢山ある」=「読まなきゃいけないのに読めていない」

誰でも「~しなければいけないのにできていない」状態は、不快なはずです。しかも、メルマガを読むことなんて、本当に必要なことでしょうか。もっとしなければいけない大事なことは日常に沢山あるはずです。

未読メールをバッサリ削除して、今日から未読の「呪縛」から解放されましょう。本当に快感ですよ。

また、ここまでメルマガについて書きましたが、相手のいるメールの場合は「即レス」が原則です。

返事を書かなければならないメールは、その場ですぐに返信を書きます(意味もなく後回しにしない)。

メールに限らず、自分でボールを持った状態にしないことは人生を加速させるコツです。

あなたが返事を書かないことで、そこでやりとりされている話は、1ミリも前に進みません。あなたが常に「返事待ち」の状態作り出すことで、「話を進めながら」空いた時間を他のことに使うことができるようになるのです。

時間に追われる側ではなく、待つ側になるためには、例えメールといえども、あなたがボールを持っていてはいけません。即返信の原則を守ってください。

メールチェックは時間を決めてする

一日中、パソコンを使って仕事をしている人は、ついついメールチェックを随時行ってしまいがちです。

しかし、これは時間効率の点から考えたら絶対にやってはいけないことで、メールチェックは時間を決めて、定期的に淡々とやるべきです。

随時メールチェックは非効率

メールをチェックするために時間を細切れにしてはいないでしょうか。

メールが来ていないか、頻繁にメールをチェックしてしまったり(癖になっている人もいますよね)、到着の通知があるたびに1通ずつ読んだり、その都度メールに返事を書いたり……。

また、チェックしてメールが来ていなければ、チェックすること自体が時間の無駄です。

果たして、メールチェックは随時やる必要があるでしょうか。おそらく多くの人にとって、メールは時間を決めてチェックしてもなんの問題もないはずです。

また、返事も緊急の場合を除いて、随時対応する必要もないはずです。

まとめてチェック&まとめて返信を徹底するだけで、時間効率は驚異的に良くなります。これは単純にメールに掛ける時間が減るだけでなく、集中して仕事ができるといったメリットもあります。

細切れの時間では、集中力が低下するため、結果的に同じ時間を使っても、成果が低下するのは、言わずもがな当然のことといえます。

また、メールをチェックし始めたのをきっかけに、余計なメルマガを読み始め、検索で調べものを始め……といった脱線をするリスクも減ります。

今日から、メールは時間を決めて(または区切りを決めて)意識的にチェックするようにしましょう。

一番最悪なのは、メールの通知に反応して、受動的にメールチェックをはじめる行為です。メールチェックの時間を決めるだけでなく、メールが届いているかどうか、わからない状態にしておくこともお忘れなく(メーラーは立ち上げておかない、タブで開いておかないなど)。

メールチェックは随時しないことを徹底することで、時間効率はグッと良くなります。

定型文や署名を毎回手打ちしない

いつも使う語句や文言を、辞書登録するか、メーラーのデフォルトの文面として登録しておくことで、メール作成時の時間を短縮することができます。

例えば、以下のような文言を「いつ」の読みでユーザー辞書登録をすると、メール冒頭で「いつ」と入力すだけで一文が完成します。

いつも大変お世話になっております。じゆしこ企画のカルロ・クマです。

メールで使っている文句や、決まりきった単語(社名・人名・商品名etc…)などはユーザー辞書に登録しておくことで、仕事の効率自体も上がり、時間短縮になります。

知っているけど、そのうちにやろうになりがちな、ユーザー辞書登録をすぐにでも使い始めることをおすすめします。

また、ユーザー辞書登録と同様に、メーラーでデフォルトの文面を出す際にも使えます。文末の署名など、必ず入力するものは事前に登録しておきましょう。

仕事の早い人は、こういった地味なことをコツコツ工夫している人です。

フォルダを使う

メールはフォルダを分けて使うことで、時間効率が大幅にアップします。

フォルダの分け方は、個人の好みによるところもありますが、フォルダ分けをするのであれば、時間効率を考慮したフォルダ分けをするべきです。

・ざっくりとした分け方ではなく、用途で分ける
・意味のないフォルダ分けはかえって時間の無駄

上記の2点を意識して、フォルダ分けをしていく必要があります。

また、フォルダ分けは手動ではなく、自動で振り分けされるように設定しましょう(送信者やタイトルなどの条件によってメールのフォルダ分けをする設定があります)。

これまでにフォルダ分けをすでに使っている人は、定期的にフォルダ分けの見直しや、順序の変更を行うことで、より効率が良くなるので、改良を忘れずに利用されることをおすすめします。時間が経つと「このフォルダ分けはもう意味がないなー」などといったものも出てくると思います。

もちろん、先にもお伝えした通り、このフォルダは未読メールを溜め込むためのものではありませんので、そこのところはお間違えのないように。

メールの時間効率を上げる「まとめ」

以上、これまでに私も実際にやってきたメール周りの時間効率アップのための方法をご紹介してきました。

メール環境について、あまり考えたことのなかった人には、良いヒントがあったと思いますし、これまでに色々と工夫されてきた方にも、改めて刺激になった部分があったらいいなと思います。

どれもこれもちょっとしたことではありますが、そのうちそのうちと先延ばしにしてしまう類のものです。しかし、時間を生み出す為には、まずは「そのうち」の習慣を脱却することも必要です。

常に即行動を原則に、今回の記事を参考にメール周りの時間効率アップを目指して、あなたの生産性をさらに向上させてください。

最後に、今回ご紹介した方法をまとめます。

  1. メールアドレスを統一する
  2. いらないメルマガは即解除
  3. 未読を溜めない
  4. メールチェックは時間を決めてする
  5. 定型文や署名を毎回手打ちしない
  6. フォルダを使う

お役に立てましたら幸いです。

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